Por mais que pareça algo simples, um e-mail de orçamento é um passo importante no processo de venda como um todo. Quando bem elaborado, pode fazer toda a diferença na hora do cliente tomar a decisão sobre qual orçamento aprovar.
Não importa qual seu ramo, saber como se comunicar com seu cliente é essencial para manter seu negócio vivo e prosperando.
Todo e-mail enviado precisa ter um objetivo e seguir uma estratégia, para que o fluxo do processo de venda não seja interrompido. Quer saber um pouquinho mais sobre esse processo? Então, fique ligado no texto de hoje.
O que é um e-mail de orçamento?
Após realizar o primeiro contato com seu cliente, entender a demanda dele e suas necessidades, pode ser que ele lhe peça um orçamento via e-mail.
Muitas vezes a aprovação de um serviço ou compra de produtos pode depender da validação de uma ou mais pessoas, dependendo da empresa e forma de gerência.
Faz parte da nossa cultura pedir essa solicitação via e-mail. Além disso, é uma formalização a mais, coisa que orçamentos via WhatsApp acaba não nos proporcionando (ou muitas vezes, as conversas se perdem e a eficácia acaba sendo mínima).
Um e-mail de orçamento é uma estimativa dos valores investidos, seja em produtos e/ou serviços. Nele também deverá constar um breve relato do que foi solicitado e as especificações dos produtos solicitados. tenha em mente que quanto mais detalhado você conseguir deixar para o cliente, melhor será.
Como deve ser um e-mail de orçamento?
Antes de mais nada, é necessário ter em mente algumas dicas que ajudarão seu e-mail a ser mais agradável e chamará a atenção do seu cliente. São elas:
- ser objetivo – evite enrolação ou textos apenas para fazer volume;
- linguagem clara – escreva de modo que qualquer pessoa consiga compreender o que está sendo apresentado. Lembre-se que muitas vezes quem vai autorizar a compra pode ser uma pessoa que não tenha conhecimento técnico do que está sendo ofertado.
- verifique as especificações dos produtos antes de enviar o orçamento – hoje em dia é fácil encontrar informações sobre produtos em sites de compras ou no site do próprio fabricante, por isso é importante que tenha certeza das informações que está passando via e-mail.
- follow-up – nada mais é do que deixar marcado no final do e-mail uma data e horário para que você entre em contato com o cliente para conversarem sobre o fechamento da venda. Falaremos mais sobre isso no decorrer do artigo.
Como escrever um e-mail de orçamento?
Agora que já falamos sobre algumas boas práticas na hora de escrever um orçamento que será enviado via e-mail, vamos falar sobre como colocar em prática. Um passo a passo para não esquecer:
- Valorizar sua empresa e serviço através de uma apresentação bem elaborada;
- Resumo sobre o que foi conversado anteriormente;
- Descrever de maneira clara os produtos solicitados;
- Organizar valores de maneira legível;
- Estipular uma data de validade para seu orçamento;
- Marcar um follow-up.
Vamos aprofundar um pouco mais sobre cada item acima.
1. Valorizar sua empresa e serviço através de uma apresentação bem elaborada
O e-mail pode ser uma ferramenta muito útil, porém pode ser difícil para algumas pessoas conseguirem se expressar de maneira clara. Mesmo assim, tente ser o mais cordial possível ao escreve-lo para um cliente e adeque sua linguagem para cada situação.
De maneira resumida, destaque os pontos importantes que diferenciam sua empresa das demais e deixe em evidência os benefícios que o cliente terá fechando com você ao invés da concorrência.
Vale ressaltar que você sempre deve falar da sua empresa, sem citar a concorrência, deixe que essa informação fique subentendida.
Mostre para o cliente de que forma seu produto irá ajudá-lo no dia a dia, citando exemplos práticos de mudança e situações de uso.
2. Resumo sobre o que foi conversado anteriormente;
Lembre-se de, resumidamente, retomar no e-mail o que foi conversado pessoalmente ou por telefone. Como falamos no início, nem sempre a pessoa que solicita o orçamento é a mesma que irá aprová-lo.
Assim, é necessário contextualizar o processo de venda, para que qualquer pessoa que tenha acesso ao orçamento saiba exatamente o porquê ele foi enviado e sobre qual demanda ele representa.
Escreva de maneira objetiva e esclarecendo termos técnicos de maneira clara. Dessa forma ele ficará mais completo.
3. Descrever de maneira clara os produtos solicitados
Não se esqueça de acrescentar as especificações dos produtos, de forma detalhada. Acrescente também, caso necessário, condições de uso ou informações importantes que o cliente deva saber antes de adquirir o produto, evitando problemas futuros e sendo transparente.
Seja totalmente verdadeiro na descrição dos produtos e serviços, evite muitos jargões técnicos. Dessa maneira você consegue transmitir mais segurança ao cliente, pois ele vai perceber que você realmente conhece o produto que está vendendo.
4. Organizar valores de maneira legível
De preferência liste em uma tabela os valores correspondentes a cada produto, isso tornará seu orçamento mais legível e agradável de ver.
Tente ser o mais organizado possível, pois isso demonstra como será seu serviço. Se seu orçamento for desorganizado, o que seu cliente pode esperar da sua entrega?
Seja totalmente transparente com o cliente, sobre os valores, formas de pagamento e condições financeiras. Caso haja algo que gere algum custo adicional, deve ser informado de maneira clara e objetiva.
5. Estipular uma data de validade para seu orçamento
Lembre-se sempre de acrescentar uma data de validade para seu orçamento. Dessa forma você coloca um senso de urgência no cliente e aumenta as chances da venda sair mais rápido.
Isso também garante que você vai conseguir entregar os produtos e serviços, dentro do valor estipulado no orçamento.
Caso necessite realizar o pedido de algum produto e isso possa afetar o valor final, deixe claro essa informação para o cliente, contendo valores estipulados e uma previsão de entrega da encomenda.
Nada mais vergonhoso que ter um orçamento aprovado e precisar pedir um valor mais caro por um produto já vendido.
6. agende um follow-up
Sempre deixe marcado um follow-up com o cliente ao final do e-mail, sinalizando que entrará em contato com ele seja por ligação, visita ou e-mail.
Marque o modo pelo qual entrará em contato, a data e o horário. E o principal – cumpra o que for combinado! Isso demonstra profissionalismo e mesmo que a venda não seja concluída nesse primeiro momento, o cliente sairá com uma boa imagem de você.
E lembre-se de sempre coletar um feedback com o cliente, seja com a venda realizada ou não. Assim você saberá onde pode melhorar e de que maneira tornar seu atendimento melhor!
Hora de colocar a mão na massa!
Agora que você já sabe como escrever um e-mail de orçamento diferenciado, chegou a hora de colocar o aprendizado em prática.
Evite pegar modelos prontos na internet. Ao invés disso, dê um toque especial, e humano, em cada e-mail enviado. Lembre-se que do outro lado da tela há uma pessoa. Seja cordial e coloque-se à disposição para esclarecer dúvidas ou realizar explicações mais detalhadas.
Facilitar a forma de seu cliente entrar em contato com você é a melhor maneira de criar uma conexão com ele. Teste formatos diferenciados e veja quais trazem mais resultados positivos.
Não existe uma fórmula só de fazer as vendas acontecerem e nem de realizar a prospecção através de e-mail. Observe bem a leitura do seu público e vá descobrindo a melhor fórmula. Lembre-se que cada cliente é individual e você pode personalizar esse orçamento, também.
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10 Motivos para ser um integrador Solfácil
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