O primeiro passo é identificar os processos ou práticas da sua organização que precisam ser aprimorados. Analise como está o nível de envolvimento de todos os funcionários, se há um bom entrosamento e se as metas da empresa estão claras para todos.
Buscar outras perspectivas é sempre importante e pode ajudar a ter uma visão mais ampla e fiel da qualidade do serviço oferecido. Muitas vezes, quem está fora consegue fazer uma avaliação mais assertiva do que as pessoas diretamente envolvidas nos processos da empresa.
Apesar do benchmarking priorizar uma perspectiva abrangente, é importante escolher uma pessoa que ficará encarregada de fazer a análise e interpretação dos dados.
Mantenha o foco nas principais informações que precisam ser coletadas, de acordo com as necessidades da sua própria empresa. Tenha em mente que o seu principal objetivo precisa ser igualar ou até mesmo superar os resultados conquistados pela sua concorrência.
Especialistas indicam escolher de 1 a 3 empresas da concorrência para analisar e fazer o benchmarking. Esse é o número ideal para evitar que sua análise perca o foco, uma vez que são muitos dados, números e técnicas a serem levados em conta.
Para fazer um trabalho aprofundado como esse, o ideal é focar em uma concorrente de cada vez. Comece observando empresas que tenham alguma semelhança com a sua, como metas, objetivos, público-alvo ou estruturas em comum.
Escolher os indicadores-chave de performance (em inglês, Key Performance Indicator, ou simplesmente KPIs) é parte importante do processo de benchmarking. São métricas financeiras e de qualidade que vão te ajudar a monitorar o desempenho da sua empresa.
Um gap de performance é a diferença entre o desempenho esperado pela organização e o resultado real obtido. O que exatamente não está sendo como você imaginava? Depois de identificar o gap de performance da sua empresa, compare-o com o da concorrente analisada. Quanto maior o tamanho do gap, mais atenção e esforços essa etapa vai exigir da sua análise.
Quanto mais semelhante for a empresa analisada em relação à sua, mais eficaz e precisa será essa análise de gastos. Caso note diferenças muito grandes entre os seus gastos e o da concorrência, isso pode indicar a necessidade de dedicar uma atenção maior a alguma etapa do processo.
Desenvolver um plano de ação é importante para que a implementação dos resultados colhidos durante o benchmarking seja eficaz, e um bom planejamento estratégico pode diminuir consideravelmente erros e riscos.
Elabore relatórios com os dados coletados e estabeleça uma recorrência para analisar os resultados. Avalie os pontos altos e baixos e guarde tudo o que for relevante para os resultados da sua empresa, mesmo dados para comparação posterior.